4. Informativa sulla privacy per i nostri dipendenti
Questa sezione include la nostra informativa sulla privacy per il personale, i volontari, i tirocinanti, gli apprendisti e gli appaltatori (compresi i potenziali dipendenti).
Quando raccogliamo i tuoi dati personali
- Quando ci contatti per una posizione aperta o in relazione al volontariato od alla raccolta fondi per conto nostro.
- Come parte dell’amministrazione e gestione quotidiana del contratto con noi. Per esempio:
– Quando ci fai sapere se ci sono modifiche ai tuoi dati personali.
– Quando fai domanda o notifica di ferie.
– Quando completi la tua valutazione.
– Quando sollevi un reclamo formale o esprimi una preoccupazione per il tuo lavoro con noi.
- Come parte della gestione quotidiana delle attività lavorative. Per esempio:
- Quando usi un sistema o una tecnologia approvati o forniti dal nostro ICT.
- Quando sei presente in uno dei nostri interni o quando accedi ad uno dei nostri edifici.
- Quando ti iscrivi per essere coinvolto in attività legate al lavoro, come un personale nel primo soccorso, un vigile del fuoco, un personale nelle squadre di soccorso o un autista registrato.
- Quando partecipi o completi un corso di formazione.
- Quando presenti un reclamo formale o quando sollevi una preoccupazione.
Perché raccogliamo e usiamo i tuoi dati personali
- Per reclutare e selezionare dipendenti.
- Per consentire il pagamento di salari, imposte, contributi pensionistici e spese.
- Per gestire il tuo contratto con noi. Ad esempio, l’elaborazione della richiesta di ferie ed il mantenimento di livelli appropriati di condotta e prestazioni, etc.
- Per adempiere agli obblighi legali. Ad esempio, possiamo utilizzare i tuoi dati personali (compresi quelli sensibili, inerenti ad esempio alla salute fisica e mentale) per salvaguardare la tua salute e sicurezza e per soddisfare i nostri obblighi di pari opportunità, etc.
- Per adottare misure adeguate nel caso in cui venga sollevata una denuncia o una preoccupazione formale, inclusa la salvaguardia.
- Per eseguire controlli di background in conformità con le nostre politiche e procedure.
- Per pianificare i livelli di personale e la copertura necessaria.
- Per tenerti informato e migliorare la nostra strategia, i nostri piani, attività e servizi. Ad esempio, accogliamo e incoraggiamo il tuo contributo ed in alcuni casi potremmo cercarlo attivamente.
Altri dipendenti potrebbero accedere ai tuoi dati personali laddove ciò sia richiesto per motivi di lavoro. In tal caso, l’organizzazione fa affidamento su tutti i dipendenti per l’accesso e l’utilizzo dei dati personali in conformità agli obblighi previsti dalla nostra politica di protezione dei dati.
In quali situazioni raccogliamo dati personali da altre fonti
Eseguiamo controlli di background su tutti i dipendenti utilizzando un servizio di screening fornito da Thomson Reuters attraverso Islamic Relief Worldwide. A tale scopo, potremmo anche usare fonti di dominio pubblico, come Google. Eseguiamo verifiche di background in conformità con le nostre politiche e procedure al fine di proteggere i nostri interessi di beneficenza da rischi di frode, corruzione, terrorismo e riciclaggio di denaro.
In quali situazioni condividiamo i dati personali con altre organizzazioni
- Con il fisco a fini fiscali.
- Con le forze dell’ordine se riceviamo un’istruzione legale valida.
- Con terzi che contattiamo per amministrare le attività delle risorse umane per nostro conto, compresi i consulenti del lavoro, i fornitori di buste paga, pensioni e assicurazioni.
- Se sei coinvolto in un reclamo di assicurazione, potremmo condividere i tuoi dati personali con compagnie assicurative o broker.
- Come parte dei nostri processi di reclutamento e selezione, potremmo eseguire un controllo di base su di te. Ciò può includere la condivisione dei dati personali con agenzie di collocamento, precedenti datori di lavoro, autorità di gestione di veicoli ed autoveicoli ed il nostro servizio di screening fornito da terzi tramite Islamic Relief Worldwide.
- Contattiamo un numero limitato di terze parti per archiviare i dati per contro nostro. Questi potrebbero includere i tuoi dati personali. Le terze parti che utilizziamo includono cloud, hosting di siti web e fornitori di software.
Condividiamo i dati personali con un’altra organizzazione solo se abbiamo una base legale per farlo.
In tutte le situazioni citate, ci assicureremo di disporre di un contratto scritto (o di un’istruzione legale valida) in vigore con l’organizzazione, che include clausole di protezione dei dati per garantire che questi ultimi non vengano utilizzati per i propri scopi di marketing e che ci siano i requisiti di sicurezza per proteggere i tuoi dati personali.
Qual è la nostra base legale per la raccolta e l’utilizzo dei dati personali
Quando l’utilizzo dei dati è necessario per soddisfare i termini di un contratto. Ad esempio, per consentire il pagamento del tuo stipendio, le tasse, i contributi pensionistici e le spese.
Dove il trattamento dei dati è richiesto dalla legge. Ad esempio, la raccolta delle tue informazioni mediche per proteggere la tua salute e la tua sicurezza.
Laddove l’utilizzo dei dati è nei nostri interessi legittimi. Ad esempio, l’utilizzo dei dettagli delle ferie per pianificare i livelli di personale e la copertura necessaria. Faremo affidamento su questa base legale solo se i tuoi interessi e i tuoi diritti fondamentali non prevalgono sui nostri interessi.
Dove l’utilizzo dei dati è nel tuo interesse vitale. Ad esempio, condividere i tuoi dati personali con i servizi di emergenza in caso di emergenza medica.